Die 6A-Methode für weniger E-Mail-Stress

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Didledee! Sie haben eine neue Nachricht.

 

Nach dieser Nachricht unterbrechen viele Mitarbeiter ihre aktuelle Tätigkeit und widmen sich ihrem Posteingang. Schnell antworten und weiterarbeiten. Didledee! Der Kollege sieht es genauso und hat schon geantwortet. Die nächste Antwort ist fällig …

 

Studien belegen, dass E-Mails ein Mitauslöser für Stress sind. Die fortwährenden Störungen durch E-Mails wirken sich negativ auf die Konzentrationsfähigkeit und Produktivität aus.

 

Basierend auf unserer eigenen Erfahrung mit E-Mails, haben wir die 6A-Methode entwickelt. 6A sollen Ihnen helfen effizienter mit E-Mails umzugehen.

 

„Leere täglich deinen Posteingang bis zum Arbeitsende“

 

Autonomie

  • Lassen Sie sich nicht durch eingehende E-Mails in Ihrer Tätigkeit unterbrechen, sondern bestimmen Sie, wann Sie Ihre E-Mails bearbeiten.
  • Deaktivieren Sie alle Alarme für eingehende E-Mails.
  • Prüfen Sie Ihr Postfach zu festgelegten Zeitpunkten 2-3 mal am Tag und bearbeiten Sie die darin befindlichen E-Mails gleich.
  • Am Morgen beginnen Sie zu Arbeiten und nicht mit Lesen Ihrer E-Mails.

 

Antwort

  • Klären Sie komplizierte und dringende Angelegenheiten persönlich oder mittels Telefon.
  • Wenn Sie auf eine E-Mail antworten können, dann machen Sie es gleich. Ansonsten reagieren Sie in den nächsten 24 Stunden auf die E-Mail.
  • Schreiben Sie kurze und prägnante Antworten.

 

Aufgabe

  • Benötigen Sie mehr Zeit für eine Antwort, dann machen Sie aus der E-Mail eine Aufgabe und legen Sie einen Endtermin fest.
  • Benachrichtigen Sie den Schreiber der ursprünglichen E-Mail.

 

Anhang

  • Vermeiden Sie es Anhänge zu verschicken. Besser ist es diese Dateien auf anderen, für alle Empfänger zugänglichen Medien bereitzustellen. Solche Medien sind Netzwerk, Web, Intranet/Wiki, Dokumentensystem, CRM etc.
  • Fragen Sie den Empfänger, welche Dateiarten und Dateigrößen von seinem System unterstützt werden.
  • Beginnen Sie eine E-Mail immer mit dem Anhang, damit stellen Sie sicher, diesen nicht zu vergessen.
  • Verweisen im Text auf angehängte Dateien.
  • Öffnen Sie Anhänge nur von Absendern, welche Sie kennen.

 

Archiv

  • Belassen Sie bearbeitete E-Mails nicht im Posteingang, sondern legen Sie diese in einen Archivordner ab.
  • Strukturieren Sie Ihre Ordner nach Zeitpunkt, Person oder Themen.
  • Speichern Sie Anhänge auf anderen Medien.

 

Abfall

  • Löschen Sie jetzt alle im Posteingang vorhandenen E-Mails.

 

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg mit unserer 6A-Methode.

 

Didledee! Sie haben eine neue Nachricht.

Super Hinweise, danke.

Super Hinweise, danke.