Eine häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten sind unzureichende Projektplanung, unklare Anforderungen und missverständliche Ziele. Ein Projektauftrag hilft Ihnen dieses Risiko frühzeitig zu vermeiden.

Im Projektauftrag wird festgehalten welche Ziele das Projekt verfolgt, mit welchen Kosten und Nutzen zu rechnen ist, in welcher Zeit das Projekt durchgeführt wird, die beteiligten Personen und wie das Projekt abgewickelt wird. Er dient als Grundlage für die Entscheidung ob das Projekt umgesetzt wird.

Ein durch Auftrageber und Projektleiter unterschriebener Projektauftrag ist der offizielle Beginn des Projekts. Stellen Sie sicher, dass alle am Projekt beteiligten Personen die Erwartungen verstanden haben.

Bestandteile des Projektauftrags

Organisation

• Projekttitel.
• Auftraggeber und Sponsor.
• Projektleiter und Teammitglieder.
• Interne und externe am Projekt beteiligte Personen.
• Projektorganisation.
• Kommunikationswege und Berichtwesen.
• Entscheidungsgremien.

Ausgangssituation

• Beschreibung des Ist-Zustandes.
• Organisatorisches und/oder technisches Umfeld.
• Anforderungen an das Projekt.
• Bereits geleistete Vorarbeiten für das Projekt.

Zielsetzung

• Ziele des Projekts. Warum wird das Projekt durchgeführt? Welche Veränderungen sollen erreicht werden?
• Kriterien der Zielerreichung. Woran kann der Erfolg gemessen werden? (Qualitative und quantitative Kennzahlen)
• Nichtziele des Projekts. Welche Bereiche sollen in der bestehenden Form erhalten bleiben?

Budget

• Geschätzte Gesamtkosten (interne und externe Kosten, einmalige Projektkosten und laufende Betriebskosten).
• Geplante Personalkosten und Klärung wer diese trägt.
• Zu erwartender wirtschaftlicher Nutzen.

Ablauf und zeitlicher Rahmen

• Beschreibung der Umsetzungsstrategie.
• Mögliche Risiken und der Umgang mit diesen.
• Überblick über die Projektphasen, die Zwischenergebnisse und Meilensteine.
• Die ersten Tätigkeit im Projekt und der Termin.
• Geplantes Ende des Projekts und die letzte Aktivität.