Jedes Unternehmen, welches seine Kosten senken möchte, muss wissen, wo und wodurch sie entstehen.

Es wird zwischen direkten und indirekten Kosten unterschieden. Direkte Kosten können einer Dienstleistung/Produkt unmittelbar verrechnet werden (z.B. Material). Indirekte Kosten, auch als Gemeinkosten bezeichnet, können nicht direkt dem Ergebnis zugeordnet werden (z.B. IT). Um die Gemeinkosten nach tatsächlicher Inanspruchnahme zuzuordnen, ist es notwendig die Kosten aus Sicht der Prozesse zu analysieren.

Dazu werden die Geschäftsprozesse in einzelne Aktivitäten unterteilt. Diese werden mit den entsprechenden Kosten versehen. Logisch zusammengehörige Aktivitäten werden zu Teilprozessen zusammengefasst. Anschließend werden die Faktoren, welche die Leistungserbringung beeinflussen (z.B. Anzahl der Auftragspositionen je Auftrag), ermittelt. Die Kosten für die Teilprozesse, deren Faktoren und die Messgrößen ergeben die Prozesskosten.

Wozu können Prozesskosten genutzt werden?

• Verursachergerechte Verrechnung von internen Dienstleitungen.
• Optimieren von Prozessabläufen und beseitigen von unnötigen Teilprozessen.
• Erkennen und verbessern von Ressourcenverbrauch und Kapazitätsauslastung.
• Simulationen zum Finden des bestmöglichen Verhältnisses zwischen der Wertschöpfung und dem dazu notwendigen Ressourceneinsatz.
• Internes und externes Benchmarking.
• Datenbasis für strategische Entscheidungen und Controlling.